Una vez realizadas las acciones descritas sobre el documento WORD y habiendo generado el documento PDF, con los pasos mencionados, se deben realizar acciones también en el propio  programa Acrobat.

 Resulta evidente preguntarse, a estas alturas, por qué hay que realizar más pasos, si ya se ha prestado atención a la accesibilidad, tanto en el documento WORD como en el proceso de generación de formato PDF. La razón es que existen ciertas características del documento PDF que no se definen durante el proceso de generación del PDF, como por ejemplo la identificación del idioma principal del documento, orden de lectura, etc.

• Idioma del documento:

Generalmente los documentos PDF no tienen definido el idioma del mismo y es necesario especificarlo para garantizar la correcta entonación y comprensión del mismo por parte de los lectores de pantalla.

El proceso para la definición del idioma es el siguiente:

1. Seleccionar la opción “Propiedades” del menú Archivo.
2. En la ventana de diálogo de Propiedades del Documento seleccionar la pestaña “Avanzadas” y escoger un idioma del menú de Idiomas.

• Campos de formulario

Si el documento PDF contiene campos de formulario es necesario proporcionar etiquetas a cada campo que describan cuál es su función y proporcionen la información necesaria para cumplimentarlos de forma satisfactoria (indicando campos obligatorios, restricciones en cuanto al formato, etc.).

 

• Corrección del Etiquetado

Desde la ficha Etiquetas es posible ver todas las etiquetas generadas en el PDF y corregirlas si hiciera falta. Por ejemplo, añadir textos alternativos a todos los elementos que lo requieren. De este modo si se desea añadir un texto alternativo para una imagen:

Expandir el árbol de etiquetas y seleccionar la etiqueta correspondiente al elemento que no tiene texto alternativo. Seleccionando la opción del menú contextual “Resaltar contenido” al navegar por cada una de las etiquetas se resaltará en el contenido el elemento que hace referencia.

Seleccionar la opción Propiedades del menú contextual de la etiqueta correspondiente a la imagen o bien ir al menú Opciones de la ficha de Etiquetas y seleccionar Propiedades. El menú Opciones de las diferentes fichas de Acrobat se encuentra en la parte superior izquierda de las mismas y tiene el siguiente aspecto:

En la ventana de dialogo seleccionar la pestaña Etiqueta y en el campo Texto alternativo introducir una descripción de la imagen.

 

• Orden de lectura:

La ficha de Orden de Acrobat Professional permite, de un modo visual y sencillo, comprobar el etiquetado de un documento, modificar y añadir etiquetas y revisar el orden de lectura de los elementos.

Para acceder a la ficha de Orden en Acrobat 9.0:

Ir al menú Ver --> Paneles de Navegación --> Orden, o bien, seleccionar el icono correspondiente del panel de navegación.

Seleccionar la opción Mostrar panel de orden de lectura del menú Opciones.

• Seguridad accesible

Un documento con opciones de seguridad (por ejemplo, prohibir modificaciones en el documento como copiar o pegar) podría ser inaccesible si la seguridad no está configurada apropiadamente.

Se puede usar el lector de pantalla para validarlo.

Acrobat 5.0 y posterior se puede escoger un nivel de codificación alto (RC4 de 128 bits), que permite proteger documentos mientras se mantiene la accesibilidad del contenido del mismo.

Configuración en Acrobat 9.0:

En menú Archivo --> Propiedades --> Pestaña Seguridad

En caso de seleccionar Seguridad mediante contraseña como sistema de seguridad, se ha de escoger una opción de compatibilidad reciente pero preferiblemente no la última versión para lograr un equilibro entre seguridad de la protección y compatibilidad con los lectores de PDF existentes en el momento. Por ejemplo, escoger la opción Acrobat 7.0 y posterior. Asimismo, en la sección Permisos, se debe activar la opción Activar acceso a texto de dispositivos lectores de pantalla para usuarios con problemas de visión.

Si el sistema de seguridad elegido es Seguridad mediante certificado, se pueden utilizar tanto la opción AES de 128 bits (compatible con Acrobat 7.0 y posterior) como la opción AES de 256 bits (compatible con Acrobat 9.0 y posterior). En cualquier caso, se recomienda utilizar un cifrado de 256 bits.

Una vez que se ha creado el documento PDF utilizando cualquiera de los métodos indicados anteriormente, éste se podrá abrir con el programa Adobe Acrobat Pro, disponiendo de esta forma de una herramienta que nos permitirá revisar la accesibilidad del documento PDF:

Hay varias formas que permiten revisar la accesibilidad con este programa (Acrobat). Las forma de acceso varía según la versión que se tenga.

• Con la herramienta de comprobación de accesibilidad que proporciona Acrobat (Ver --> herramientas --> Accesibilidad).
• Con el Panel Etiquetas para corregir problemas de etiquetado (Ver --> mostrar/ocultar --> panel de navegación --> etiquetas).
• Comprobar el documento mediante un sencillo lector de pantalla incorporado en Adobe Acrobat y Adobe Reader. (Ver --> leer en voz alta --> activar lectura).

Algunos aspectos a validar:

• Orden de lectura:

Para que un lector de pantalla lea de forma eficiente la información de una página se deben proporcionar indicaciones para determinar el orden de lectura del texto. El orden de lectura de un documento puede no estar claro cuando se trabaja con columnas, tablas, etc.

Para especificar un orden lógico de lectura es necesario usar documentos PDF etiquetados que identifiquen los diferentes bloques y elementos del texto que forman la estructura del documento, como títulos, capítulos, cabeceras.

• Texto alternativo para imágenes:

Para las imágenes se ha de proporcionar un texto descriptivo (texto alternativo) que pueda ser leído para proporcionar al usuario información sobre la imagen.

• Lenguaje:

Los lectores de pantalla podrían leer los documentos de diferente manera según se esté usando un idioma u otro (diferente pronunciación, acento, entonación, etc.). Por eso es necesario especificar el idioma en que está escrito el documento para hacer que sea accesible.

• Seguridad accesible

Un documento con opciones de seguridad (por ejemplo, prohibir modificaciones en el documento como copiar o pegar) podría ser inaccesible si la seguridad no está configurada apropiadamente.

Se puede usar el lector de pantalla para validarlo.

• Enlaces

El documento debería tener enlaces útiles y bien definidos a otras partes del documento de forma que los usuarios puedan ir directamente a la sección que deseen.

• Navegación

Un documento PDF accesible debería disponer de ayudas para la navegación y organización como una tabla de contenidos, y marcadores o cabeceras de forma que se facilite al usuario el moverse por todo el documento sin necesidad de leer todo el contenido hasta encontrar lo que esté buscando.

Herramientas de evaluación de accesibilidad

Se pueden hacer dos tipos de comprobaciones: comprobación rápida o comprobación completa.

En la comprobación rápida sólo se evalúa la existencia de etiquetas de estructura, texto susceptible de búsqueda y configuraciones de seguridad apropiadas para accesibilidad. Para realizar esta comprobación en Acrobat 9.0 hay que ir a Avanzadas > Accesibilidad > Comprobación rápida.

En la comprobación completa se analiza el etiquetado para buscar problemas de accesibilidad. Hay que ir a Avanzadas > Accesibilidad > Comprobación completa.

A partir de la ventana emergente se podrán configurar aspectos como crear un informe de accesibilidad, comentar en el propio documento los problemas encontrados para situarlos en su contexto, o escoger las páginas que se quieren comprobar. En la configuración también se seleccionan los tipos de problemas de accesibilidad:

Se proporcionan descripciones alternativas.

Se especifica el idioma del texto.

Se proporciona una codificación de caracteres fiable.

Todo el contenido forma parte de la estructura del documento.

Todos los campos de formulario tienen descripciones.

El orden de tabulación es coherente con el orden de la estructura

La estructura de tabla y lista es correcta.

Otro modo: Ficha de etiquetas

Un documento etiquetado puede no ser accesible y será necesario modificar algunas etiquetas o añadir otras a las ya existentes. Es posible que existan imágenes sin texto descriptivo o que carezca de idioma del documento. La ficha de Etiquetas de Acrobat permite ver esas etiquetas, ver la estructura del documento, y modificarla.

Para acceder a la ficha de Etiquetas en Acrobat 9.0:

Ir al menú Ver > Paneles de Navegación > Etiquetas, o bien, seleccionar el icono correspondiente del panel de navegación.

 Otro modo. Navegación con teclado

Para establecer un orden lógico de lectura del documento es necesario verificar que la estructura del árbol de etiquetas refleja la estructura del documento. Así, habría que definir un formulario por cada grupo de controles relacionados e incluir en él los campos correspondientes en el orden deseado.

Una vez definida una estructura correcta se puede indicar un orden de tabulación para el documento. En Adobe Acrobat 9 se puede establecer el orden de tabulación en la ficha de navegación de páginas, seleccionando una página y pinchando sobre ella con el botón derecho abrir el diálogo con las propiedades de la página. En la pestaña Orden de tabulación se puede escoger el orden que se desea aplicar al documento. Generalmente, se seleccionará la opción Usar estructura de documento.

La situación ideal sería tener el documento word original y poder corregir los problemas sobre ese documento. Si eso no es posible se puede corregir directamente sobre el documento PDF, pero será un proceso complejo y es posible que no se puedan corregir todos los problemas.

Corrección de documentos PDF

A partir de documentos PDF anteriores que estén sin etiquetar, como los creados con Acrobat 4.0, con la herramienta de accesibilidad Agregar etiquetas al documento de Acrobat Pro. Esta herramienta analiza la estructura del documento y crea otro documento PDF etiquetado en el que intenta mantener la estructura y el orden de lectura del documento original. Básicamente, lo que hace es identificar los textos, imágenes (sin texto alternativo) y tablas. Sin embargo, otros contenidos como los títulos o encabezados y las listas identificadas mediante viñetas no las marcará con garantía. Por lo tanto, es conveniente realizar una revisión y marcado posteriores mediante el panel de orden de lectura.

Es conveniente usar la opción de Guardar como.

Siempre se debe comprobar el documento PDF etiquetado que se ha obtenido.

 

A partir de documentos escaneados con Adobe Acrobat Capture, que mantiene el mismo aspecto del documento original a la vez que incorpora una capa de texto accesible usando reconocimiento de caracteres (OCR). También es posible emplear otra herramienta de reconocimiento de caracteres y posteriormente exportar los documentos a formato PDF. Los archivos obtenidos tienen texto generado por ordenador, que es requisito imprescindible para poder usar los productos de apoyo como los lectores de pantalla.

Con estas herramientas se consiguen documentos PDF etiquetados, pero eso no garantiza la accesibilidad, ya que los documentos obtenidos serán tan accesibles como los documentos originales de los que parten. Si el documento fuente contiene imágenes para las que no se han proporcionado textos alternativos, el documento en PDF resultante carecerá de dichos textos alternativos y será por tanto inaccesible.

A modo de pequeño resumen, se mencionan algunos errores típicos, que hay que evitar cometer, o al menos, ser conscientes de ellos, para poder corregirlos.

• Elementos no contenidos en el árbol de estructura
• Contenido de página inaccesible
• Imágenes sin texto alternativo / Elementos no contenidos en el árbol de estructura
• Elementos con texto alternativo pero sin contenido en la página / Existencia de contenido con alternativa que nunca se leerá
• Páginas con un orden de tabulación que puede ser incoherente con el orden de estructura

Se han subido dos documentos, un WORD y un PDF. En cada uno de ellos hay que detectar los errores de accesibilidad que se cometen, tanto a través de métodos automáticos como manuales. Con el propósito de poner en práctica los contenidos teóricos, y tener la oportunidad de explorar por cuenta propia, las diferentes opciones, normalmente desconocidas, que ofrece tanto MS WORD como Adobe Acrobat, en lo relativo al cumplimiento de criterios de accesibilidad.

Para el documento de PDF, es necesario disponer de Adobe Acrobat Pro, para poder aprovechar toda la funcionalidad, u otro programa visor/editor de documentos PDF que cuente con la funcionalidad completa.

Una vez explorados los documentos, se puede proceder a realizar los cuestionarios preparados. Hay un test de respuesta múltiple por cada tipo de documento. Estos cuestionarios sirven para poner a prueba los conocimientos adquiridos, pero también da la oportunidad de descubrir opciones que puedan haber pasado por alto en la propia exploración de cada herramienta.