Un documento de Word se puede guardar en diferentes formatos, por lo que podemos crear un documento PDF a partir de éste, sin acudir a herramientas de terceros.

Pero no solo eso, sino que también se pueden seleccionar más opciones, aparte del formato de salida. Por tanto, al hacerlo, se debe prestar atención a que el proceso de generación incluya la accesibilidad.

Hay dos maneras de generar el documento PDF desde WORD: Una es usando su configuración nativa, disponible desde su versión de 2010, y la otra es a través de la opción de Acrobat.

Desde el documento de Word, se selecciona Archivo à guardar como. En la ventana emergente, en el desplegable inferior de “Tipo”, se selecciona PDF. Se puede mantener el mismo nombre que tenía el Word, si se quiere, ya que al añadirse una extensión diferente, no dará problemas.

A continuación, se pulsa en el botón de “opciones” que se encuentra a la derecha, para acceder al cuadro de diálogo con las opciones de configuración y verificar que estén marcadas las siguientes opciones:

• “Crear marcadores usando:”, para generar los marcadores de PDF. Escoger la opción “Títulos” si se van a usar los encabezados del documento para generar los marcadores (opción más habitual).
• “Propiedades del documento”, para que las propiedades del documento de Word se incluyan también en el documento PDF.
• “Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad”.

Desde el documento WORD abierto, se va a la pestaña Acrobat, y se selecciona la opción Preferencias: Una vez hecho, en el nuevo cuadro de diálogo:

• En la pestaña Configuración deben estar activadas las casillas: “Convertir datos del documento”, “Crear marcadores”, “Agregar vínculos” y “Activar accesibilidad y reflujo con archivo Adobe PDF etiquetado”.
• En la pestaña Word se han de seleccionar todas las casillas.
• En la pestaña Marcadores se han de escoger los títulos para convertirlos en marcadores. También es posible definir los estilos de Word que se quieran convertir en marcadores en el documento PDF, especificando el nivel del marcador para cada estilo. Generalmente, se convierten en marcadores los estilos de Título, Índice y Título de documento.

Llegado a este punto, ya se puede guardar el documento:

Dentro del menú Archivo, se selecciona la opción Guardar como

Y se selecciona el tipo de archivo PDF.

Se pulsa en el botón “opciones” y dentro, hay que asegurarse que en las opciones de conversión, está activada la casilla “Activar accesibilidad y reflujo con Adobe PDF etiquetado” para así generar un PDF etiquetado.